Ausgewählte Lösungen anerkannter Softwarehersteller
Wir haben uns entschieden, mit anerkannten Softwareherstellern zusammenzuarbeiten, um innovative, leistungsfähige, erweiterbare und wartungsfreundliche Lösungen anzubieten. Die Basis ist M-Files; die S-Files-Pakete passen sie an Ihre Branche an.
S-Files BASE
Was die Basis bringt, unabhängig von Ihrer Branche
Ablage nach Metadaten
Ein Dokument wird danach beschrieben, was es ist: Kunde, Projekt, Dokumenttyp, Fälligkeit. Es erscheint in allen Ansichten, die es betreffen, ohne je dupliziert zu werden.
Volltextsuche
Die Texterkennung (OCR) macht den Text gescannter Dokumente lesbar. Eine Klausel oder ein Name genügt, um das Dokument wiederzufinden.
Berechtigungen und Nachvollziehbarkeit
Starke Authentifizierung, Zugriffsrechte pro Benutzer, Versionsverlauf und Zugriffsprotokoll.
Automatisierte Prozesse
Aufgaben, Fristen und Status bringen die Freigaben voran, ohne manuelles Nachfassen.
Rechtsgültigkeit
Revisionssichere Archivierung und qualifizierte elektronische Signatur, dank dem Organisationszertifikat von Swisscom Trust Services.
Die Module
Drei Bausteine, nach Ihrem Bedarf kombiniert
Die S-Files-Pakete übertragen diese Basis auf die einzelnen Branchen: FIDU für Treuhandbüros, IMMO für die Immobilienbranche, BAT für das Bauwesen, GEST für die Vermögensverwaltung und ARCHI für die Architektur. Jedes Paket bringt seine Dokumenttypen, Metadaten und Freigabeprozesse bereits konfiguriert mit. Dazu kommen die branchenübergreifenden Module: die Digitalisierung mit S-Files DEMAT, der externe Austausch über das Hubshare-Portal und eine private künstliche Intelligenz, mit der Sie alles in natürlicher Sprache abfragen können.
S-Files auf M-Files
Die DMS-Basis M-Files, für jede Branche vorkonfiguriert. Ihre Dokumente werden danach beschrieben, was sie sind, nicht danach, wo sie abgelegt sind.
- Ablage nach Metadaten statt in Ordnerstrukturen
- Native Integration in Microsoft 365 und Google Workspace
- Zugriffsrechte, Versionen und Änderungsprotokoll
S-Files DEMAT
Die Digitalisierung eingehender Dokumente, vom Scannen bis zur Verbuchung, mit automatischem Auslesen der Inhalte.
- Texterkennung (OCR) für gescannte Dokumente
- KI-gestütztes Auslesen von Beträgen und Referenzen
- Freigabeprozesse mit Aufgaben, Fristen und Status
Hubshare-Portal
Ein sicherer Bereich für den Austausch mit Ihren Kunden und externen Partnern, im Erscheinungsbild Ihres Unternehmens.
- Ihre Kunden laden ihre Unterlagen ohne E-Mail hoch und sehen sie ein
- Die Berechtigungen entsprechen denen in M-Files
- Revisionssichere Archivierung und qualifizierte Signatur mit Swisscom Trust Services
Die Branchenlösungen
S-Files spricht die Sprache Ihres Berufs
Jede Branchenlösung bringt ihre Dokumenttypen, Metadaten und Freigabeprozesse bereits konfiguriert mit.
Treuhand
Mandatsdossiers, Belege und Jahresabschlüsse, vereint in einem digitalen Dokumentenarchiv, das rund um das Mandat aufgebaut ist.
S-Files FIDU für Treuhandbüros ansehen IMMO
Immobilien
Mietverträge, Wohnungsübergabeprotokolle, Protokolle der Stockwerkeigentümer und Nebenkostenabrechnungen, abgelegt nach Liegenschaft und Objekt.
S-Files IMMO für Liegenschaftsverwaltungen ansehen BAT
Bau
Pläne mit Index, Submissionen, Verträge und Protokolle, nach Baustelle gebündelt und vor Ort abrufbar.
S-Files BAT für das Bauwesen ansehen GEST
Vermögensverwaltung
Verträge, Risikoprofile und Identifikationsdokumente, gebündelt nach Kunden und Portfolios, mit nachvollziehbaren Zugriffen.
S-Files GEST für die Vermögensverwaltung ansehen ARCHI
Architektur
Projektdossiers, Submissionen und Verträge, geordnet nach Auftrag und Phase, vom Wettbewerb bis zur Abnahme.
S-Files ARCHI für Architekturbüros ansehenBereit für das papierlose Büro?
Wir zeigen Ihnen die Lösung an Ihren eigenen Dokumenten.