Übernommener Text, von Sanjco gegenzulesen. Ersetzt keine Rechtsberatung.
Seit dem 1. September 2023 stellt das revidierte Bundesgesetz über den Datenschutz neue Anforderungen an Schweizer Unternehmen. Viele Organisationen sind erst bei einem Audit oder durch eine Kundenanfrage darauf gestossen.
Dieser Text ist keine Rechtsberatung. Er ist ein praktischer Ausgangspunkt aus Sicht der Informationssysteme.
Die erste Frage ist keine juristische
Sie betrifft das Dokumentenmanagement: Wo sind Ihre Personendaten, und wer greift darauf zu?
Solange die Antwort «ein bisschen überall» lautet, hält keine Richtlinie stand. Die Daten Ihrer Mitarbeitenden, Ihrer Kunden und Ihrer Bewerbenden liegen im ERP, in den Lohndateien, in den Mailboxen, in einer geteilten Tabelle und in einem vergessenen Ordner auf dem Server.
Wo wir ansetzen
Unsere Mandate zu diesem Thema verlaufen in der Regel in vier Schritten.
- Ein Audit und Empfehlungen. Wir halten fest, was Sie aufbewahren, wo und seit wann.
- Die Analyse der sensiblen Daten im ERP und in den übrigen Verwaltungssystemen.
- Sicherheitstests der Zugänge, gefolgt von priorisierten Empfehlungen.
- Die Einführung einer Dokumentenmanagement-Lösung, wenn sie einen Teil des Problems löst, indem sie zentralisiert, was verstreut war.
Was Dokumentenmanagement bringt
Ein digitales Dokumentenarchiv ist keine juristische Antwort, erleichtert aber drei Dinge, die das Gesetz verlangt.
- Wissen, wer worauf Zugriff hat. Die Rechte hängen am Dokument und an seinem Inhalt, nicht am Speicherort der Datei.
- Wissen, wer was eingesehen hat. Jedes Öffnen und jede Änderung wird protokolliert.
- Löschen können. Ist am Dokument eine Aufbewahrungsfrist hinterlegt, ist das Bereinigen kein manueller und unsicherer Vorgang mehr.
Was wir nicht tun
Wir verfassen weder Ihre Datenschutzerklärung, noch ersetzen wir Ihre Rechtsberatung. Wir dokumentieren, was Ihre Systeme tun, damit die Person, die den Text verfasst, auf Fakten aufbauen kann.
Sie wissen nicht, wo Ihre Organisation in diesem Punkt steht? Schreiben Sie uns, um ein halbtägiges Audit Ihrer Daten bei Ihnen vor Ort zu vereinbaren.