GED
Vos documents rangés par ce qu’ils sont, pas par l’endroit où ils sont
M-Files remplace l’arborescence de dossiers par des métadonnées : un document appartient à la fois à un client, à un projet et à un type de pièce, sans jamais être dupliqué.
Ce que nous faisons
Le contenu de la prestation
Un seul exemplaire de chaque document
Le même contrat apparaît dans la vue du client, dans celle du projet et dans celle de l’exercice comptable. Il n’en existe pourtant qu’une seule copie.
La recherche porte aussi sur le contenu
La reconnaissance de caractères rend lisible le texte des documents numérisés. Vous retrouvez une pièce en tapant une clause ou un nom, même sur un scan.
M-Files là où vous travaillez déjà
L’intégration est native avec Microsoft 365 et Google Workspace. Vous enregistrez depuis Word ou Outlook, sans changer d’habitude.
Des circuits de validation qui ne s’oublient pas
Chaque document suit son parcours avec des tâches, des échéances et des statuts. Vous savez qui le détient et depuis quand.
Archivage légal et signature qualifiée
Le certificat d’organisation Swisscom Trust Services permet l’archivage à valeur probante et la signature électronique qualifiée, reconnue par le droit suisse.
Connecté à vos logiciels de gestion
M-Files se relie à vos outils métier, d’Abacus à SAP en passant par les CRM du marché, pour que la fiche client et ses documents ne fassent qu’un.
Comment cela se passe
Le déroulé d’une mission
Ce que nous faisons, et ce que nous vous demandons, étape par étape.
Atelier de cadrage
Nous listons vos types de documents et les questions auxquelles vous voulez pouvoir répondre en trois secondes.
Maquette sur vos documents
Vous voyez le classement appliqué à un échantillon réel, et non à une démonstration générique.
Reprise de l’existant
Nous déduisons les métadonnées des chemins actuels, passons les scans à la reconnaissance de caractères et validons sur un lot témoin.
Mise en service et accompagnement
Formation des équipes, puis deux séances de reprise à un mois d’intervalle. C’est le poste que les projets sous-estiment le plus.
Ce que vous y gagnez
Les effets attendus
- Une pièce justificative se retrouve en quelques secondes, y compris sur un scan.
- Les doublons disparaissent : il n’existe qu’une version en vigueur.
- La reprise d’un dossier pendant une absence cesse d’être un problème.
- Les obligations de conservation sont tenues sans reprise de classeurs.
Questions fréquentes
Questions fréquentes sur Digitalisation
Faut-il numériser toutes nos archives avant de commencer ?
Non. La plupart des organisations démarrent avec les dossiers en cours et laissent le papier en l’état. Les archives sont reprises au fil des demandes, à votre rythme.
Où sont hébergés nos documents ?
Sur vos serveurs ou dans un hébergement en Suisse, selon votre choix. Les droits d’accès suivent le document et non son emplacement.
M-Files parle-t-il à notre logiciel de comptabilité ?
Dans la plupart des cas, oui. Nous vérifions la compatibilité avant tout engagement, et nous développons la passerelle si elle n’existe pas.
Le reste de l’offre
Nos autres prestations
Audits et mandats
- Avis externe
- Choix de progiciels
- Flux de données
- Conformité nLPD
Développement sur mesure
- Applications métier
- Windows, web, mobile
- Interfaces et webservices
- Reprise de données
Prêt à passer au sans-papier ?
Nous vous montrons la solution appliquée à vos propres documents.