S-Files ARCHI
Le projet, ses soumissions et ses contrats dans un seul dossier
S-Files ARCHI organise le coffre autour du projet. Chaque phase apporte ses pièces, et le dossier reste lisible du concours à la réception de l’ouvrage.
Le quotidien avant S-Files
Ce que nous entendons le plus souvent
Ces situations reviennent dans presque toutes les organisations que nous rencontrons.
Un dossier par phase, et autant de copies
Le concours, l’avant-projet et l’exécution vivent dans trois arborescences. La même pièce s’y trouve trois fois, dans trois versions.
La correspondance qui n’arrive jamais au dossier
Les échanges avec le maître d’ouvrage et les mandataires restent dans les messageries individuelles.
Les soumissions comparées à la main
Les offres reviennent par courriel, sous des formats différents. Le tableau comparatif se refait à chaque fois.
S-Files ARCHI
Ce qui change une fois en place
Un dossier de projet qui traverse les phases
La phase est une métadonnée, pas un dossier. Une pièce déposée au concours reste accessible en exécution, sans copie.
La correspondance rattachée au projet
Les échanges importants se classent sous l’affaire concernée, et non dans la messagerie de celui qui les a reçus.
Les soumissions rangées par lot
Chaque offre porte son lot et son soumissionnaire. La comparaison part d’un dossier ordonné.
Les mandataires servis par un portail
Ingénieurs, entreprises et maîtres d’ouvrage récupèrent leurs pièces dans le portail Hubshare, sans envoi de fichiers lourds.
Les documents que S-Files ARCHI prend en charge :
- Plans et indices
- Dossiers de concours
- Demandes d’autorisation
- Soumissions par lot
- Contrats de mandataires
- Procès-verbaux de séance
- Correspondance du projet
- Réceptions et garanties
Au quotidien
Ce que cela change dans la journée
- Vous retrouvez la pièce du concours au moment de l’exécution.
- La correspondance avec le maître d’ouvrage est rattachée à l’affaire.
- Les offres d’un lot se comparent depuis un dossier déjà ordonné.
- Un mandataire récupère ses plans dans le portail, sans envoi de fichiers.
Le principe de classement
Un coffre construit autour des projets, des soumissions et des contrats
Le projet est l’unité de classement, la phase en est la subdivision. Une pièce déposée en phase de soumission reste consultable en phase d’exécution, sans être recopiée.
Ce qui s’ajoute au socle
Les modules souvent retenus en architecture
S-Files sur M-Files
Le socle documentaire M-Files, préparamétré par métier. Vos documents sont décrits par ce qu’ils sont, pas par l’endroit où ils sont rangés.
- Classement par métadonnées plutôt que par arborescence
- Intégration native avec Microsoft 365 et Google Workspace
- Droits d’accès, versions et journal des modifications
S-Files DEMAT
La dématérialisation des documents entrants, de la numérisation à la comptabilisation, avec lecture automatique du contenu.
- Reconnaissance de caractères sur les documents numérisés
- Extraction assistée par IA des montants et des références
- Circuits de validation avec tâches, échéances et statuts
Portail Hubshare
Un espace d’échange sécurisé avec vos clients et vos partenaires externes, aux couleurs de votre entreprise.
- Vos clients déposent et consultent leurs pièces sans courriel
- Les droits suivent ceux définis dans M-Files
- Archivage légal et signature qualifiée avec Swisscom Trust Services
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande en architecture
Faut-il abandonner notre arborescence par phase ?
Non, elle reste reproductible sous forme de vue. La différence est qu’une pièce n’existe qu’une fois, même si elle apparaît dans plusieurs phases.
Peut-on donner accès aux ingénieurs et aux entreprises ?
Oui, par le portail Hubshare, avec des droits limités à ce qui les concerne et une trace des téléchargements.
Les fichiers de maquette numérique sont-ils gérés ?
Les fichiers sont stockés et versionnés comme les autres documents. La coordination de maquette elle-même reste l’affaire de vos outils métier.
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Dites-nous comment vos projets sont organisés aujourd’hui, phase par phase. Nous vous rappelons pour en discuter.