S-Files GEST
Le dossier client complet, prêt pour le prochain contrôle
S-Files GEST organise le coffre autour du client et de son portefeuille. Contrats, profils de risque et pièces d’identification se retrouvent ensemble, avec la trace de qui les a consultés.
Le quotidien avant S-Files
Ce que nous entendons le plus souvent
Ces situations reviennent dans presque toutes les organisations que nous rencontrons.
Le dossier d’entrée en relation éparpillé
Pièce d’identité, justificatif de provenance des fonds et profil de risque sont archivés à trois endroits différents.
Les documents dont personne ne surveille l’échéance
Une pièce d’identité expire, un profil de risque date de cinq ans. On s’en aperçoit au moment du contrôle.
Reconstituer un dossier pour un audit
Rassembler l’historique complet d’une relation mobilise plusieurs personnes pendant des jours.
S-Files GEST
Ce qui change une fois en place
Le dossier client se constitue une seule fois
Toutes les pièces de l’entrée en relation se rangent sous le client, quel que soit le collaborateur qui les dépose.
Les échéances remontent d’elles-mêmes
Date de validité et date de revue sont des métadonnées. Une tâche part avant l’expiration, pas après.
Chaque consultation laisse une trace
Qui a ouvert quoi, et quand. Le journal se lit sans requête technique, ce qui simplifie les contrôles.
Un dossier d’audit sorti en une recherche
L’historique complet d’une relation se constitue à la demande, avec ses versions successives.
Les documents que S-Files GEST prend en charge :
- Contrats de gestion
- Profils de risque
- Pièces d’identification
- Justificatifs de provenance
- Relevés de portefeuille
- Comptes rendus d’entretien
- Procurations
Au quotidien
Ce que cela change dans la journée
- Une pièce d’identité arrive à échéance, la tâche part avant l’expiration.
- Vous sortez le dossier complet d’une relation pour un contrôle.
- Un collaborateur reprend un portefeuille avec tout l’historique.
- Le compte rendu d’entretien se classe sous le bon client dès la fin du rendez-vous.
Le principe de classement
Un coffre construit autour des clients et des portefeuilles
Le client et son portefeuille sont les unités de classement. Chaque pièce porte son titulaire, son mandat et sa date de validité, ce qui rend visible ce qui doit être renouvelé.
Ce qui s’ajoute au socle
Les modules souvent retenus en gestion de fortune
S-Files sur M-Files
Le socle documentaire M-Files, préparamétré par métier. Vos documents sont décrits par ce qu’ils sont, pas par l’endroit où ils sont rangés.
- Classement par métadonnées plutôt que par arborescence
- Intégration native avec Microsoft 365 et Google Workspace
- Droits d’accès, versions et journal des modifications
S-Files DEMAT
La dématérialisation des documents entrants, de la numérisation à la comptabilisation, avec lecture automatique du contenu.
- Reconnaissance de caractères sur les documents numérisés
- Extraction assistée par IA des montants et des références
- Circuits de validation avec tâches, échéances et statuts
Portail Hubshare
Un espace d’échange sécurisé avec vos clients et vos partenaires externes, aux couleurs de votre entreprise.
- Vos clients déposent et consultent leurs pièces sans courriel
- Les droits suivent ceux définis dans M-Files
- Archivage légal et signature qualifiée avec Swisscom Trust Services
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande en gestion de fortune
Où sont hébergées les données de nos clients ?
Sur vos serveurs ou dans un hébergement en Suisse, selon votre choix. Le point est tranché au cadrage, avant tout engagement.
Peut-on restreindre l’accès à certains dossiers ?
Les droits suivent le client et le portefeuille, pas l’emplacement du fichier. Un collaborateur ne voit que les relations qui lui sont attribuées.
Les consultations sont-elles tracées ?
Oui. Chaque ouverture et chaque modification sont journalisées, avec l’utilisateur et l’horodatage.
Prendre contact
Parlons de vos dossiers clients
Dites-nous comment vos dossiers d’entrée en relation sont constitués aujourd’hui. Nous vous rappelons pour en discuter.